Trattamento dei dati personali nel contesto lavorativo: principi, criticità e nuove regole
L’analisi delle più recenti evoluzioni normative e dei provvedimenti dell’Autorità Garante evidenzia alcuni aspetti fondamentali per la corretta gestione dei dati personali dei lavoratori. In particolare, riguardo a:
- la corretta gestione dei metadati di posta elettronica e dei log aziendali;
- le procedure e le responsabilità nella comunicazione di dati personali a soggetti terzi;
- i rischi e le regole relative alla diffusione online di dati dei lavoratori da parte di enti e aziende;
- le novità introdotte dal codice di condotta delle Agenzie per il Lavoro, con particolare riferimento alla minimizzazione dei dati trattati e alla tutela delle categorie particolari.
Aspetti salienti:
- Gestione dei metadati di posta elettronica: la raccolta e conservazione dei metadati è consentita esclusivamente per esigenze tecniche e di sicurezza, con una durata massima di 21 giorni, salvo motivate necessità. Oltre tale limite, salvo documentate eccezioni, si applicano le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori.
- Comunicazione illecita di dati personali: nell’ultimo anno sono stati rilevati e sanzionati casi di accesso non autorizzato a dati dei dipendenti, uso improprio di dati di contatto privati, divulgazione non giustificata di informazioni sanitarie e errori nella trasmissione a soggetti terzi. È fondamentale che il titolare del trattamento adotti procedure rigorose per la revoca degli accessi ai dati del personale e la minimizzazione della circolazione di dati sensibili.
- Diffusione online di dati personali: la pubblicazione di dati dei lavoratori sui siti istituzionali è illecita in assenza di una base giuridica idonea. L’oscuramento parziale non è sufficiente se il contesto consente comunque la re-identificazione dell’interessato.
- Codice di condotta delle Agenzie per il Lavoro: il nuovo codice, approvato nel 2024, rafforza il principio di minimizzazione e tutela delle categorie particolari di dati personali. È vietato trattare informazioni su opinioni politiche, religiose, stato di salute, controversie con precedenti datori di lavoro, ecc. Le referenze professionali possono essere acquisite esclusivamente previa autorizzazione esplicita del candidato.
Per ulteriori approfondimenti e per consultare casi pratici, leggi la puntata: https://datahub.imperialida.com/tutte-le-puntate-dpp/trattamento-dati-nel-contesto-lavorativo-analisi-dellultimo-anno-3/
